Hörsysteme machen Sprache verständlich, EDI Systeme machen Daten verständlich
In diesem Beitrag geht es um:
- Elektronischer Datenaustausch (EDI) als Megatrend (ca. 28% Wachstum)
- Die Gründe, warum es Telefone, Faxe und E-Mails ersetzen wird.
- Wo es herkommt und wie es angewendet wird.
- Wie EDI sich verändert und wie es optimal finanziert werden kann.
Eine Zusammenfassung für Schnelllesende
Heutzutage ist EDI ein Begriff, von dem jeder, der in einem Büro arbeitet schon einmal gehört haben sollte. EDI ist die Abkürzung für: Electronic Data Interchange und meint den sicheren, fehlerfreien und kürzesten Austausch von Geschäftsinformationen (Bestellungen, Rechnungen und anderen offiziellen Dokumenten) zwischen Unternehmen.
Der Megatrend EDI hat viele Vorteile. In der Hörakustik Branche z.B. kann damit bis zu 1/6 der Arbeitskraft von administrativer Büroarbeit befreit werden. Kurz die Arbeit wird produktiver, flexibler und vor allem sicherer. EDI erhöht die Datensicherheit um ein Vielfaches! Nicht umsonst liegt das EDI-Wachstum bei ca. 28% im Jahr.
Aufgrund der vielen Vorteile von EDI wird diese Art des geschäftlichen Informationsaustausches die alten Kommunikationsmedien wie Telefone, Faxe und E-Mails ablösen.
Ein konkretes Beispiel dafür bieten unsere Aktivitäten in der Hörakustik Branche. Zunächst muss ein einheitlicher Produktdatenstandard etabliert werden. Danach kann Prozess für Prozess automatisiert werden. Das Fachjargon klingt dabei zunächst etwas abschreckend, aber ein Blick hinter die Kulissen zeigt, dass es sich eigentlich um simple Sachverhalte handelt, die jeder verstehen kann.
Zu guter Letzt werden wir uns in diesem Blog damit beschäftigen, wie sich normales EDI aktuell zu ganzheitlichen Netzwerken weiterentwickelt. Wir nennen diese Neuerungen „Branchen EDI Service“. Gemeinsam mit den Hörsysteme Herstellern (Signia, Phonak, GN, Audifon & Co.) und ERP Anbietern (Amparex, Asego, AkuWin, Euronet & Co.) haben wir einen Weg gefunden, wie jedes Unternehmen der Hörakustik Branche die grundlegenden Prozesse kostenlos nutzen kann.
Wir sind überzeugt damit dem Fachkräftemangel aktiv entgegenzuwirken und langfristig auch eine bessere Versorgung für Hörgeschädigte zu ermöglichen!
Warum ist es jedoch für jeden sinnvoll sich mit EDI zu beschäftigen?
Vorteile und Potential von EDI
- Effizienz und Produktivitätssteigerung
Durch EDI wird die Produktivität gesteigert, Arbeitsaufwände werden minimiert, Kosten eingespart und eine größere Kundenzufriedenheit gewährleistet.
- Dem Fachkräftemangel entgegenwirken
Automatisierte administrative Prozesse ermöglichen, dass bis zu 1/6 der Arbeitskraft zurückgewonnen werden kann. Da Hörakustiker und Hörakustikerinnen gefragte Fachkräfte sind, bietet EDI eine Möglichkeit, um die Knappheit zu reduzieren.
- Gesetzliche Anforderungen umsetzen & Homeoffice ermöglichen
Geschäftsdokumente können automatisiert für gesetzliche Anforderungen aufbereitet und bereitgestellt werden. Jeder Berechtigte kann sicher von überall auf die Dokumente zugreifen. Stichwort Homeoffice und Flexibilität.
- Sicherheit und Datenkontrolle
Telefone, Faxgeräte und E-Mails sind unsicher und täglich Opfer von Cyber-Kriminalität – ohne dass Sie es merken. EDI hingegen ist um ein Vielfaches sicherer und zeigt jeden Angriffsversuch gezielt auf.
Widmen wir uns nun kurz der Definition und Unterscheidungsmerkmalen von EDI.
EDI
Viele fragen sich, was EDI – Electronic Data Interchange nun so besonders macht. Die Antwort ist einfach: Es ist das „Interchange“ im Namen. Es bedeutet den besonders gesicherten, automatischen und direkten Transfer von Informationen zwischen zwei IT-Systemen von Geschäftspartnern. Hierbei werden meist Einkaufs- und Abrechnungsdaten strukturiert, harmonisiert und elektronisch ausgetauscht.
Im Gegensatz zu ERP-Systemen, welche für die interne Kommunikation und Organisation im Unternehmen zuständig sind, kann man sich EDI wie das Sprachrohr nach außen vorstellen.
Doch auch im Bereich des EDI gibt es Innovationen und Veränderungen. Man unterscheidet zwei wesentliche Arten des EDI:
- Klassisches EDI: Hier verbindet man jeweils zwei Geschäftspartner miteinander. Dabei kostet der Anschluss pro Partner pro Prozess ca. 2-3 tausend Euro und bedeutet ein Projekt, das Wochenlang andauert.
- Branchen EDI Service: Ein Unternehmen erarbeitet sich die verschiedenen Datenformate aller wichtigen Teilnehmer einer Branche. Dann wird das Netzwerk offen zur Verfügung gestellt und über einen Beitrag pro erfolgreicher Datenübermittlung finanziert.
Moderne Geschäftskommunikation hat auch eine Geschichte. Im nächsten Abschnitt gehen wir deshalb darauf ein, wie sich der Austausch im Laufe der Zeit verändert hat.
Geschichte des geschäftlichen Informationsaustausches
Die Einführung digitaler Technologien findet ihre Anfänge in den 1960er Jahren. Büroarbeit wurde mithilfe von Telefon, Briefen, Akten und Faxgeräten abgewickelt. Dann wurden Computer erschwinglich. Stück für Stück wurden sie in den unternehmerischen Alltag eingeführt. Das E-Mail-Zeitalter begann.
Anfang der Jahrtausendwende kamen Warenwirtschafts-Systeme zum Einsatz und verkündeten eine weitere Revolution der Arbeitsprozesse. Seit den 2000ern ist die Nachfrage von EDI-Services in Unternehmen stetig am Wachsen.
Heutzutage werden in der Hörakustik Branche ERP Systeme wie z.B. Amparex, Asego, Euronet und AkuWin genutzt, um den Arbeitsalltag zu organisieren. Das war vor einigen Jahren noch keine Selbstverständlichkeit. Und genauso wie die ERP Systeme in den täglichen Arbeitsablauf integriert wurden, werden auch EDI Services in Zukunft bürokratische Arbeitsprozesse ablösen. Administrative Büroarbeit werden zukünftig über EDI sicher und automatisch organisiert.
Denn 2020 und Corona leiteten das Zeitalter vom automatisierten, digitalen Datenaustausch ein und ebnet den Weg in die neue Welt der Digitalisierung.
Daher gehen wir davon aus, dass jeder Hörakustikbetrieb früher oder später den alten Kommunikationsmethoden den Rücken zukehren wird – Denn auch Akten, Karteikarten und Doktorkittel sind schließlich seit Jahren kein Bestandteil von Hörakustik Fachgeschäften mehr.
Um die ganze Thematik noch greifbarer zu machen, werden im nächsten Abschnitt konkrete Beispiele geben. Damit wollen wir den Fachjargon des EDI enthüllen und ihn verständlicher darstellen.
Anwendungsbeispiele
Alle Transaktion mit EDI werden durch bestimmte Nachrichtenstandards definiert. Um die Dokumente fehlerfrei digital versenden zu können muss sichergestellt sein, dass die Daten einen bestimmten Qualitätsgrad haben.
In der Hörakustik Branche gab es beispielsweise keinen einheitlichen Produktdatenstandard. Die Hersteller von Hörsystemen geben die Informationen zu ihren Produkten häufig in unterschiedlichen Formaten (PDF, Druckform, Excel, XML) und Detailgrad an – Alle kommunizieren in verschiedenen Sprachen – was die Etablierung eines Branchen EDI-Services behindert.
Die Erschaffer von Produktdatenformaten wie HIMSA und Rawert haben schon früh erkannt, wie wichtig es ist, einen einheitlichen Standard in der Hörakustik Branche durchzusetzen. Sie legten mit ihrer Arbeit einen guten Start für einheitliche Produktdaten in der Hörakustik Branche vor. Bis heute halten sich jedoch viele Hörsysteme Hersteller nicht an vorgegebene Standards.
Hier zwei Anwendungsbeispiele:
Ein einheitlichen Produktdatenstandard in Kombination mit einem Branchen EDI Service minimiert die Fehler, wie z.B. falsches Abschreiben, vergessene Aufgaben oder schlichte Missverständnisse, die bei der Arbeit mit Produktdaten, Hörsysteme-Anpassungen oder Bestellungen auftreten können.
Durch sie läuft der Kommunikationsaustausch zwischen Unternehmen sicher, reibungslos und schneller. Wenn alle mit den gleichen Datenstandard arbeiten, bedarf es nur einer Anwendung, um die Informationen untereinander zu versenden und zu verarbeiten. Das macht die Arbeit mit ihnen wesentlich effizienter und produktiver, was wiederrum dazu führt, dass überflüssige Büroarbeit reduziert und dem Fachkräftemangel entgegengewirkt wird.
Nun wo wir die Basis (Produktdaten) erarbeitet haben, können wir den ersten Prozess (die Bestellungen) automatisieren. Weitere automatisierte Prozesse wie z.B. Logistikinformationen werden dann Schritt für Schritt aufgebaut.
Die Nachrichtenstandards von EDI, wie beispielsweise ASC X12, TRADACOMS und GS1 klingen kompliziert, das tun die Fachbegriffe aus der Hörakustik-Branche auch. Aber genauso wie eine In Situ-Messung nur eine weitere Messtechnik direkt im Hörkanal ist, ist ein EDI-message-type „Purchase-order (ORDERS)“ nur der Sammelbegriff für Informationen, die bei einer Bestellung übermittelt werden müssen.
Ein Beispiel:
| Schnittstelle für | EDI-message | Datenumfang |
| Bestellungen | Purchase order (ORDERS) | Bestelldatum Bestellsystem Bestellverantwortlicher Bestellinhalt |
| Rechnungen | Invoice and credit note (INVOIC) | Rechnungsdatum Rechnungsanschrift Rechnungsinhalt Zahlungsbedingungen Rechnungsabsender |
Ein guter Vergleich ist folgender: Hörsysteme machen Sprache verständlich, EDI macht es mit Daten (Geschäftsinformationen). Dabei dient uns eine bestimmte Sprache, wie beispielsweise Deutsch, als Grundlage, welche wir alle lernen können. Zu den grundlegenden Dateiformaten für EDI zählen z.B. XML (Extensible Markup Language) und JSON (JavaScript Object Notation).
Kommen wir nun dazu, welche Unterschiede es zwischen normalem EDI und einem Branchen EDI Service gibt.
Branchen EDI-Service in der Hörakustik Branche
Klassisches EDI vs. Branchen EDI Service
Klassisches EDI verbindet zwei Geschäftspartner untereinander. Mittelfristig entstehen so sehr viele einzelne Verbindungen und Schnittstellen. Bei Veränderungen müssen diese gewartet und aktualisiert werden.
Ein Branchen EDI-Service schafft ein ganzes Netzwerk in der Branche. Wo das klassische EDI an seine Grenzen stößt, beginnt die Arbeit von Branchen EDI Services. Im Gegensatz zu lokalen EDI-Systemen sind bei der Einrichtung von Branchen EDI Services für Sie als Nutzende nicht nur weniger IT-Ressourcen notwendig, sondern auch die Anschaffungs-, Projekt- und Fixkosten entfallen.
In der folgenden Tabelle sind beide EDI Arten gegenübergestellt und anhand Ihrer Vor- und Nachteile bewertet.
| Projektbereich | Klassisches EDI | Branchen EDI |
| IT-Kosten | Hoch | Keine |
| Anschaffungskosten | Hoch | Kostenfrei |
| Geringes Ausfallrisiko | Gering | Gering |
Schutz vor Internetgiganten
EDI ist die Grundlage zur Digitalisierung von nervenaufreibender Büroarbeit und somit die Voraussetzung eines modernen, zukunftsorientierten Arbeitsplatzes. Neben den vielen Vorteilen und Potenzialen (Produktivität und Sicherheit steigern, Fachkräfte befreien, etc.) von EDI, welche wir oben im Text schon besprochen haben, gibt es einen weiteren wichtigen Aspekt.
Internetgiganten wie Amazon & Co. dringen immer weiter in B2B-Märkte ein. Es ist nicht unüblich, dass neue digitale Geschäftsmodelle bis zu 30% der Wertschöpfung für sich beanspruchen. Daher ist es essenziell, dass die digitalen Wertschöpfungsketten und Unternehmen direkt aus der Branche kommen und man sie beeinflussen kann. Ob Hörakustik Fachgeschäfte, Einkaufsgemeinschaften oder Hörsysteme Hersteller, alle bestehenden Teilnehmer der Hörakustik Branche tragen einen wichtigen Teil bei.
Mit dem Audoora Branchen EDI Service können wir dieses wertvolle Ökosystem erhalten und unterstützen.
Mit Innovationen aus der Branche für die Branche können wir einen wesentlichen Teil unserer bestehenden und guten Versorgungsqualität aufrechterhalten. Doch eine Frage bleibt bisher unbeantwortet.
Wie kann ein Branchen EDI Service finanziert werden? Wer bezahlt am Ende dafür?
Finanzierung eines Branchen EDI-Service
Sind wir ehrlich. Auch wenn administrative Arbeiten in der Branche mehr als 1/6 der Arbeitszeit ausmachen, denken viele bei jedem einzelnen der Bestell-, Dokumentations- oder Abrechnungs-Prozesse: „Es funktioniert doch ganz gut, warum etwas verändern?!“
Deshalb haben wir uns mit jedem Marktteilnehmer zusammengesetzt, um eine Win-Win-Win Situation für alle zu schaffen. So haben wir ein Preismodell geschaffen, welches schnell Akzeptanz finden wird. Produktdaten werden durch unsere ERP Partner (Asego, AkuWin, Euronet und Co.) direkt und kostenfrei in Ihrem ERP System bereitgestellt. Auch automatisierte Bestellungen direkt aus Ihrem eigenen ERP System werden kostenlos angeboten und über die Hörsysteme-Hersteller finanziert.
Wir glauben so eine breite Akzeptanz bei allen Hörakustikern und Hörakustikerinnen zu schaffen und die Digitalisierung in der Branche voranzutreiben.
Weitere Services, wie z.B. die automatische Bestellverwaltung, werden dann durch ein Abo-Modell durch die Hörakustik Unternehmen und Einkaufsgemeinschaften mitfinanziert.
Wie ist unser eigenes Unternehmen finanziert?
Den Start haben wir als Unternehmer von Audoora aus den eigenen Ersparnissen finanziert. Für uns ist es essenziell, dass wir als Kommunikationsinfrastruktur neutral bleiben können. Gemeinsam mit ein paar Business-Angeln aus der deutschen Wirtschaft, haben wir eine Beteiligungsgesellschaft gegründet und sind nun in uns selbst mit weiterem Eigenkapital investiert. Neutraler kann ein Unternehmen somit kaum sein.
Sie nutzen Amparex, Asego, Euronet oder AkuWin als ERP System und möchten als erstes alle Funktionen von Audoora nutzen? Melden Sie sich, wir freuen uns!
